Zo gebruik je techniek op de juiste manier om je medewerkers te ondersteunen bij het hybride werken.
Hallo, hoor je mij? Dat zijn waarschijnlijk de meestgebruikte woorden van de afgelopen twee jaar. Alles wat we op het werk doen, is verworden tot vergaderingen in Teams.
Maar nu mogen we het thuiskantoor eindelijk verlaten en een nieuw tijdperk betreden: het hybride werken. We moeten de techniek loslaten en ons weer op mensen richten en om dat effectief te kunnen doen, moeten we – paradoxaal genoeg – de techniek op orde hebben.
“Nu moeten we kijken naar hoe verschillende mensen gaan werken. Het is niet vreemd meer om volledig flexibel te werken, het zorgt juist voor meer productiviteit en welzijn. De uitzondering is de regel geworden. Maar tegelijkertijd is het balanceren. Vanuit huis werken is niet altijd het beste voor elk individu of elk bedrijf,” zegt antropoloog Katarina Graffman die in het voorjaar van 2021 het arbeidsproces heeft gevolgd bij drie grote Zweedse bedrijven.
60 miljoen uur minder pendelen
Uit statistieken blijkt dat medewerkers het prettig vonden om thuis of op afstand te kunnen werken tijdens de pandemie. Tegelijkertijd is de productiviteit toegenomen. Win-win. In de VS leverde het in totaal 60 miljoen uur per dag op doordat er niet meer naar het werk gependeld hoefde te worden. “Van die tijd is 40 procent in werk gestoken,” zegt Stanford-professor Nicholas Bloom. Bedenk ook eens wat 60 miljoen uur doen voor het milieu.
We hebben niet de techniek voor hybride werken
Met dat in het achterhoofd hebben we geluk dat de meeste mensen in de westelijke wereld zeggen dat ze na de pandemie graag hybride blijven werken. Althans, van de mensen die werk hebben waarbij dat mogelijk is. Daarmee zijn we weer terug bij de techniek. Volgens een wereldwijde studie van Microsoft zegt 42 procent van de medewerkers dat ze thuis belangrijke kantooruitrusting missen om hun werk effectief te kunnen doen. Van een op de tien is het internet niet snel genoeg. Als je die 60 miljoen uren neemt die professor Bloom hierboven noemt, dan kun je uitrekenen dat investeringen in het thuiskantoor van medewerkers al snel uit kunnen. De IT-infrastructuur van onze hybride bedrijven moet naadloos, veilig en duurzaam zijn.
“Een digitale vergadering is 30 procent vermoeiender dan een fysieke vergadering. Dat komt doordat we niet alle communicatie kunnen opvangen via een scherm en we ons meer moeten inspannen. Als daar technische problemen bijkomen, worden we nog sneller moe,” zegt Nina Bozic van onderzoeksinstituut RISE waar ze onder andere werkt aan het project Future of Work.
Zo hanteer je hybride werkwijzen
Hoe zorgen we dan dat we de juiste techniek op de juiste manier gebruiken? Hoe ondersteunen we mensen bij het hybride werken? Managers moeten erg invoelend zijn en moeten kunnen omgaan met flexibele teams – op dezelfde manier moet je IT kunnen omgaan met verschillende manieren van werken.
Zo regel je de juiste techniek in een hybride wereld
Kijk onder andere naar het volgende:
- Zorg voor goede IT-programma’s voor samenwerking en administratie op afstand. Nu videovergaderingen standaard zijn wil je niet meer samendrommen voor een laptop wanneer er wordt deelgenomen op kantoor en op afstand. In alle vergaderruimten zouden professionele microfoons en camera’s aanwezig moeten zijn. Je moet ook vanuit huis kunnen deelnemen en alles meekrijgen wat er in de ruimte gebeurt.
- Verplaats zoveel mogelijk software en hardware naar de cloud. Je moet naadloos kunnen doorwerken, waar je ook bent.
- Zorg dat medewerkers op afstand en buiten kantoortijd IT-support hebben.
