Structureer je dag, toon je beschikbaarheid en denk aan het sociale aspect. Onze IT-consultant Fredrik Hansson deelt waar je aan kunt denken wanneer je telewerkt.
We hebben eerder gerapporteerd over cijfers van het zakenblad Forbes, dat negen op de tien bij op telewerken het gevoel heeft dat ze meer gedaan krijgen. Je wordt niet in dezelfde mate gestoord en kunt efficiënter werken.
Er zijn verschillende organisatieculturen, maar iets meer dan 40% van de Zweedse bedrijven moedigt zijn werknemers nu aan om minstens 1 dag per week thuis te werken. De voordelen van telewerken liggen voor de hand:
- minder stress en efficiëntere werktijden
- kortere reistijd en lagere reiskosten
- milieubesparingen.
We gingen zitten met onze in Malmö gevestigde IT-consultant Fredrik Hansson en bespraken waar je aan kunt denken als je telewerkt. Thuis, in een café of in de auto. Waar jij het gewoon het prettigst vindt.
Structureer je dag
Om te beginnen raad ik je ten zeerste aan om te beginnen met het structureren van je dag. Plan tijden waarop je moet werken en wanneer je een pauze moet nemen voor lunch of koffie. Niet in de laatste plaats na je werk. We weten allemaal hoe moeilijk het kan zijn om werk los te laten en naar huis te gaan. Nee, maar zonder gekheid, het is belangrijk om onderscheid te maken tussen werktijd en vrije tijd, zelfs wanneer je thuis werkt, zegt Fredrik.
Toon je beschikbaarheid
Bij telewerken, of het nu wordt gedaan met behulp van samenwerkingstools zoals Microsoft Teams of Skype, is het belangrijk om je beschikbaarheid te tonen. Zorg ervoor dat je je statusbericht bijwerkt. In Teams kun je eenvoudig je status aanpassen door op je profielfoto te klikken en informeer je collega's bijvoorbeeld waarom je niet beschikbaar bent, legt Fredrik uit.
Denk aan het sociale aspect en activeer de camera
Als je een vergadering hebt via Teams, moet je de camera activeren voor het sociale aspect. Met een goede headset horen zowel jij als je collega's wat er wordt gezegd. Door de chatfunctie in Teams te gebruiken kun je tegelijkertijd naar deelnemers aan de vergadering schrijven zonder de spreker te storen. Er is ook een whiteboard als je moet tekenen om dingen te laten zien tijdens de vergadering.
Blijf gefocust door de achtergrond te vervagen
In geplande vergaderingen kun je de achtergrond gemakkelijk vervagen door naar instellingen te gaan in Teams en op "mijn achtergrond vervagen” te klikken. In plaats van dat de focus ligt op de achtergrond, ligt de focus op jou en hoeven de deelnemers niet afgeleid te worden en hoef jij je privéleven niet te delen.
Houd elkaar binnen de groep op de hoogte
Net zoals een geactiveerde camera in vergaderingen kan bijdragen aan het sociale aspect, zijn dagelijkse updates binnen de groep belangrijk. Niet in de laatste plaats om een overzicht te creëren. Deel wat je gedaan hebt en hoe je betrokken bent bij gezamenlijke projecten. Chat of heb een videovergadering met je naaste collega's ter vervanging van het spontane praatje bij de koffiemachine, sluit Fredrik af.
Naast goed nadenken is het belangrijk om de juiste producten te hebben om goed te kunnen telewerken.
