Steeds meer mensen worden zich bewust van hoe Microsoft Teams gebruikt kan worden om zowel intern als extern te communiceren, maar lang niet iedereen weet hoe hij het meeste uit het programma kan halen. Wij geven u tips waardoor uw Teamservaring beter wordt.
Chatgroepen aanmaken
Soms wil u gewoon snel een virtuele groep samenstellen zonder een nieuw Team te hoeven maken. De oplossing is om een chatgroep te maken - uitnodigen is niet moeilijker dan een e-mail versturen naar meerdere mensen. In de chatgroep kunt u vervolgens bestanden delen die u samen kunt bewerken. Geef de groep een goede en duidelijke naam zodat deze makkelijk wordt teruggevonden.
Gebruik Teams op een mobiel
Veel mensen zijn gewend om met Teams op kantoor te werken, maar Teams is ook te downloaden als mobiele app. De app is beschikbaar voor zowel iOS als Android en kan grotendeels doen wat de desktop-app kan doen. Wanneer u deelneemt aan videogesprekken, wordt de beeldkwaliteit bepaald door hoe goed uw ontvangst is.
Leer een paar sneltoetsen
De meeste mensen kennen basissneltoetsen in Word en Excel, maar wist u dat u kunt reageren op een Teams-thread door op R te drukken, of dat u een bestand kunt bijvoegen door tegelijkertijd op ALT en A te drukken? Voor een volledige lijst van alle sneltoetsen in Teams, typ / sneltoetsen in het zoekveld (/ keys als uw programma in het Engels is).
Bestanden delen en samen bewerken
Het heen en weer sturen van tekstdocumenten en spreadsheets in lange e-mailthreads is niet erg effectief. Dan is het beter om ze in Teams te delen zodat iedereen tegelijkertijd met de documenten kan werken, opmerkingen kan schrijven en ideeën kan uitwisselen in de bijbehorende chat. Wijzigingen worden in realtime doorgevoerd en alle discussies worden opgeslagen. Een ander voordeel van het delen van bestanden in Teams is dat alle gegevens versleuteld zijn en dat het gemakkelijk is om het delen te stoppen wanneer dat niet langer nodig is. Het feit dat u controle heeft over de bestanden die worden gedeeld, is met name belangrijk geworden met de verordening inzake gegevensbescherming (AVG).
Verander of vervaag de achtergrond tijdens de videovergadering
Niemand heeft de hele tijd perfect schoongemaakt, dus wat doet u als de videovergadering begint en de afwas achter u op het aanrecht staat? Dan verandert u gewoon de achtergrond! In Teams kunt u de achtergrond vervagen of veranderen in een mooie afbeelding.
Neem de controle over meldingen en notities
Teams is geweldig om bij te houden wat er aan de hand is, maar alle mededelingen en meldingen kunnen ook stress opleveren. Weinig mensen weten dat er een paneel met meldingsinstellingen is waar u op detailniveau kunt instellen wanneer en hoe u uw meldingen ontvangt. Wist u bijvoorbeeld dat er een "niet storen" -modus is die alleen geselecteerde berichten doorlaat of dat u de status van een collega kunt controleren en een melding kunt krijgen wanneer deze wordt gewijzigd?
Kanalen vastmaken en verbergen
In hoe meer Teams u zit, hoe moeilijker het wordt om een overzicht te krijgen en alles bij te houden wat er gebeurt. Een goede manier om uw Teams te structureren, is door belangrijke kanalen vast te maken en kanalen te verbergen die u niet hoeft te zien. Als u niet het risico wilt lopen iets belangrijks te missen, kunt u ervoor kiezen om meldingen te ontvangen zodra er iets gebeurt in uw vastgemaakte kanalen.
Profiteer van vergadernotities
Vergadernotities in Teams zijn een goede plek om notities op te slaan en te delen voor tijdens en na een Teamvergadering. U kunt ze openen door 'Vergadernotities bekijken' te selecteren. Wanneer dezelfde groep de volgende vergadering heeft, kunt u deze openen om het geheugen op te frissen en doorgaan waar u was gebleven.
Een digitaal whiteboard delen
Een voordeel van elkaar fysiek ontmoeten is dat je elkaar rond een whiteboard kunt ontmoeten, ideeën kunt brainstormen en mindmaps kunt tekenen. Maar hetzelfde is eigenlijk in Teams mogelijk! Iedereen die de vergadering bijwoont, kan het digitale bord gebruiken om post-it-notities op te plakken, te tekenen en te schrijven.
Gebruik de ingebouwde helpfunctie
Teams zit boordevol slimme functies om u te helpen communiceren en samenwerken met uw collega's. Als u zich iets afvraagt of meer wilt weten over een specifieke functie, is de ingebouwde helpfunctie een goede plek om te beginnen. Om toegang te krijgen tot de helpfunctie, typ / help in het zoekveld.
