Het slimme huis is al werkelijkheid. Wanneer komt het slimme kantoor? De expert: “De IT-manager die waagt, wint de slimme race en wint de gunst van de medewerkers”.
Het kantoorgebouw The Edge in Amsterdam wordt het slimste ter wereld genoemd. Behalve dat het gebouw duurzaam is, maken de 30.000 sensoren het mogelijk dat het gebouw besluiten voor je kan nemen. De medewerkers kunnen via een app onder andere parkeerplaatsen, lege bureaus en collega’s vinden. Ze kunnen de temperatuur en het licht aanpassen van de plek die kiezen om te gaan werken, en de app onthoudt hoe ze hun koffie drinken. Wanneer ze naar huis gaan, krijgen ze informatie over het verkeer, zowel voor auto als openbaar vervoer.
The Edge is echter een uitzondering. Zo intelligent is jouw werkplek niet. De afgelopen jaren beginnen we thuis langzamerhand afscheid te nemen van afstandsbedieningen, sleutels en fysieke knoppen. Alles van tv’s en luidsprekers tot sloten, deurbellen en thermostaten zijn voorzien van wifi en hebben hun eigen elektronische hersens gekregen. Waarom is het dan nog steeds wachten totdat onze kantoren meer worden zoals onze huizen?
“Thuis wagen we eerder een gokje, durven we dingen uit te proberen zelfs als het in het begin niet helemaal gladjes verloopt. Als bedrijfsleider moet je voortdurend toezien op de productiviteit van zowel individuele werknemers als teams, nu en in de toekomst,” zegt Karin Ståhl, directeur en werkplekstrateeg van GoToWork.
Techniek moet ‘het gewoon doen’
Onze neiging om als consumenten een gokje te wagen heeft ons geavanceerde, gemakkelijk te gebruiken diensten gebracht zoals Netflix en Spotify (terwijl andere in vergetelheid zijn geraakt – wanneer heb je voor het laatst Hyves of Napster gebruikt?). We zijn eraan gewend geraakt dat de techniek het gewoon doet, zonder dat we er altijd bij stilstaan hoe lang en hobbelig de weg ernaartoe was.
Volgens Fredrik Berg, Service Product Manager Digital Workplace bij Dustin, zijn er meer redenen dat bedrijven – in tegenstelling tot consumenten – niet zomaar bewezen techniek vaarwel kunnen zeggen zodra er een flitsender alternatief opduikt.
“Het is gemakkelijker om het slimme huis in te voeren omdat er niet dezelfde hoge eisen gelden voor veiligheid en integriteit. Vaak duurt het ook langer om gedrag te veranderen op een werkplek, waar veel verschillende soorten mensen en generaties moeten samenwerken. Daar moet je meestal langer vasthouden aan oudere techniek,” zegt hij.
Fredrik denkt dat IT op het werk nu al net zo goed zou kunnen werken als Netflix – maar dat het in de praktijk moeilijk kan zijn om dat te bereiken.
Vaststaat dat een consumentisering van onze werkplekken al lang aan de gang is. Veel mensen zijn vergeten dat de iPhone in 2007 werd gelanceerd zuiver als consumentenproduct voor entertainment, spelletjes en communicatie met vrienden en familie. In het begin hadden bedrijven er niet zoveel aan, maar toen de infrastructuur voor communicatie zich ontwikkelde, veroverde de iPhone veel werkplekken als een primair hulpmiddel voor werknemers.
Het verschil in vergelijking met techniek alleen voor consumenten is dat het langer duurt om het op onze werkplekken te implementeren.
“Hij heeft nieuwe manieren van werken gecreëerd via apps met innovatieve functies die de functionaliteit van de hardware gebruiken om het dagelijks leven gemakkelijker te maken. We hebben vooral een gemakkelijke manier gekregen om te kunnen werken hoe we willen en waar we willen. Daarnaast hebben we Facebook dat in de eerste plaats een sociaal hulpmiddel voor consumenten is, maar dat onze digitale manier van communiceren veranderd heeft. Dat heeft er ook voor gezorgd dat andere leveranciers van digitale hulpmiddelen vergelijkbare functie hebben gemaakt die in de zakelijke wereld passen, zoals Microsoft Teams,” zegt Fredrik.
Het verschil in vergelijking met techniek alleen voor consumenten is dat het langer duurt om het op onze werkplekken te implementeren. Voordat we kunnen zien wat de voordelen van een verandering zijn, komt de volgende verandering er alweer aan. Dat betekent dat bedrijven eigenlijk moeten beginnen om hun manier van werken en strategieën snel aan nieuw veranderingen aan te passen. In de strategie moeten slimme oplossingen worden opgenomen, vooral om handmatige processen om te zetten naar digitale oplossingen.
“Bij bedrijven zien we vaak een tendens om te specialiseren en aan te passen, wat er uiteindelijk toe leidt dat het gecompliceerder wordt voor de gebruikers.”
“Eenvoud is ingewikkeld”
Een andere belemmering is dat alle techniek die op kantoor wordt gebruikt een gemene deler moet hebben: ze moet gebruikt kunnen worden door alle medewerkers, en geïntegreerd kunnen worden in alle standaardeenheden. Zoals Karin Ståhl het zegt: “Eenvoud is altijd ingewikkeld.”
Maar dat we op het kantoor van de toekomst hebben moeten wachten, betekent niet dat het nooit realiteit zal worden.
“We zullen een exponentiële ontwikkeling van de slimme werkplek zien. Het zal nog wel tien jaar duren voordat de techniek op kantoren helemaal zo ver is. Maar nu al verdwijnen handmatige processen, sleutels en controles langzamerhand steeds meer. Dat wat onze kijk op en onze eisen aan de digitale werkplek zal veranderen is wanneer we zien wat goed werkende naadloze verbondenheid kan toevoegen en hoe het onze dagelijkse werkdag gemakkelijker zal maken,” zegt Karin.
En zowel werkgever als personeel heeft er belang bij om dat te bereiken.
“Wie wil niet werken op een plek waar het gemakkelijk is om het dagelijks leven soepel te laten verlopen? Waar je slim kunt werken in zowel de fysieke als digitale omgeving? Waar we onze batterijen gedurende dag kunnen opladen om sterker en wakkerder naar huis te gaan dan toen we kwamen? De werkgever die de race wint, wint ook de gunst van de medewerkers.”
