Vergaderingen kunnen heel erg inspirerend zijn of een verspilling van tijd en energie. Allemaal afhankelijk van de samenwerking tussen de deelnemers. Op deze manier kunt u uw vergaderingen verbeteren.
Met een goede vergadercultuur kan een werkgroep wonderen verrichten. Maar wat houdt dat eigenlijk in? En hoe creëert u een goede vergadercultuur? Voor een antwoord op die vraag heeft de organisatie Suntarbetsliv de tool Betere vergaderingen ontwikkeld. Het is een model voor organisaties om hun vergadercultuur te verbeteren en gebaseerd op internationaal onderzoek en studies naar Zweedse werkplekken. Uit het onderzoek blijkt dat er vier perspectieven nodig zijn om vergaderingen daadwerkelijk te laten slagen. Hieronder vertelt Maija Oxelhag, projectleider bij Suntarbetsliv over de perspectieven en waar u bij vergaderingen aan kunt denken.
4 perspectieven voor succesvolle vergaderingen
1. Buitenaf-perspectief
Bedenk op welke manier de klant of cliënt baat kan hebben bij de vergadering.
– Betrek de buitenwereld bij het gesprek en probeer het doel van de vergadering van buitenaf te bekijken. Stel uzelf de vragen: Voor wie doen we dit? En waarom?, aldus Maija Oxelhag.
2. Binnenuit-perspectief
Bespreek hoe jullie het beste de competenties en vaardigheden van de deelnemers aan de vergadering in kunnen zetten om het doel van de vergadering te bereiken.
– Het tweede perspectief is van binnenuit. Wat hebben we nodig om goed werk te leveren? Wees open over uw behoeften, gedachten en ideeën. Voor een goede communicatie tijdens een vergadering moet het evenwicht tussen het buitenaf- en binnenuit-perspectief goed zijn.
3. Het verhalende perspectief
Zorg ervoor dat alle deelnemers aan de vergadering over alle benodigde informatie voor de vergadering beschikken.
– Veel werkplekken in Zweden scoren goed op dit aspect, aldus Maija Oxelhag. Het gaat erom de benodigde informatie te verstrekken voor de vergadering door feiten en kennis te verstrekken of over belangrijke gebeurtenissen te vertellen.
4. Het onderzoekende perspectief
Sta open voor perspectieven van anderen.
– Niet met de armen over elkaar blijven zitten, maar luister actief. Sta open voor wat anderen zeggen, stel vragen en stel vervolgvragen na hun antwoorden. Ik zeg vaak dat als het vertel-perspectief de brandstof voor het vuur is, de onderzoekende vragen de lucht voor het vuur zijn. Een simpele vraag kan wonderen doen. Betrek uw collega's bij het gesprek door te zeggen: 'vertel eens meer' of 'hoe zie jij dit?'. Vraag de persoon die stil is wat zijn gedachten zijn. Bij een grote groep kan het raadzaam zijn kleinere groepen te maken zodat degene die zich niet prettig voelen ook gehoord worden.
Denk aan een positief gespreksklimaat
– Gebruik de vier perspectieven op een positieve en stimulerende manier. Een positief gespreksklimaat zorgt voor een groei van alle andere perspectieven. Dat maakt ons effectiever, creatiever en verhoogt ons gevoel van zorgzaamheid naar onze collega's. Een groep die respect en sympathie toont denkt aan hoe eventuele kritiek en negatieve feedback wordt gebracht. Door evenwicht te creëren tussen de verschillende perspectieven en dit actief te stimuleren voelt men zich prettiger en dit zorgt voor meer vertrouwen aldus het onderzoek, zegt Maija Oxelhag.
