Zo werkt een ICT-team het beste op afstand. De experts van The Remote Leader Project geven hun vier beste tips.
Op het werk is het voor ons allemaal het belangrijkste om gezien, gehoord en gewaardeerd te worden en dat we ons veilig voelen. Een goed begin voor je team op afstand is zorgen dat hieraan wordt voldaan, ook al werkt iedereen vanuit huis.
Dat zeggen Allison St. John en Christina Rowe, oprichters van The Remote Leader Project dat mensen opleidt in leiderschap op afstand. Als ze zelf ICT-managers zouden zijn met een team dat plotseling op afstand moest werken, zouden ze beginnen door eerst alle lopende zaken bij langs gaan om te kijken wat veranderd moet worden (mocht dat nodig zijn). En vervolgens de communicatie duidelijk maken, hoe en waar die plaatsvindt.
“Bij deze evaluatie kunnen ICT-teams profiteren van hun technische kennis en probleemoplossend vermogen. Ze kunnen verbeteringen vinden in de oude processen en zelfs nieuwe technische oplossingen bouwen waarmee ze nog effectiever kunnen worden,” zegt Allison St. John.
Dit zijn vier gebieden die een team op afstand succesvol maken volgens The Remote Leader Project.
1. Stel duidelijke doelen
Dat geldt zowel voor het team in zijn geheel als voor elke individuele medewerker. Deze doelen moeten gericht zijn op een concreet resultaat (niet financieel, maar praktisch) waarmee het voor de medewerkers makkelijker wordt om zelfstandig te werken en hun verantwoordelijkheid te nemen.
“In theorie zijn ICT-teams geschikter om op afstand te werken omdat ze gewend zijn aan nieuwe technieken en taakgericht werken met zogenaamde ticketsystemen. Maar het is belangrijk om de basisprincipes te begrijpen die gelden voor werken vanuit huis, namelijk dat techniek goed leiderschap ondersteunt, maar niet vervangt,” zegt Allison St. John.
“Er bestaat geen vervanging voor relaties. Hoe verder we van elkaar verwijderd zijn, hoe meer we contact moeten houden.”
2. Zorg voor een duidelijke cultuur
Zorg voor duidelijke verwachtingen en grenzen die er kunnen zijn zonder dat jullie een fysieke plek hebben om bij elkaar te komen zoals een hip kantoor met espressomachine en pingpongtafel. De bedrijfscultuur moet in de medewerkers zitten, via de manager als dat nodig is.
3. Volg het werk op
Documenteer het dagelijks werk zodat de teamleden zich ervan op de hoogte kunnen stellen wanneer het ze uitkomt. Zo wordt het inzichtelijk wat iedereen doet en wordt het makkelijker om zelfstandig te werken.
4. Werk aan vertrouwen
Goede relaties en samenwerkingen zorgen voor vertrouwen. Dat wordt nog belangrijker wanneer het team vanuit huis werkt. We moeten erop vertrouwen dat iedereen zijn werk doet, ook als we elkaar niet zien. De ICT-manager kan hieraan bouwen door te vertrouwen op het proces en de medewerkers. Het is een veelvoorkomende valkuil dat ICT-managers denken dat ze mensen niet kunnen vertrouwen als ze ze niet zien, wat resulteert in dubbel werk en micromanagen.
“Managers van teams op afstand kunnen twee dingen doen om aan vertrouwen te werken, wat helaas veel te weinig gebeurt, namelijk medewerkers fouten laten maken en vervolgens samen aan oplossingen werken.”
Tekst: Robert Långström
