De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) heeft, als agentschap van het ministerie van Justitie en Veiligheid, een groot aantal panden (objecten) in beheer, waaronder gevangenissen en tbs-klinieken. DJI zocht een oplossing om voor alle objecten op een overzichtelijke en gebruikersvriendelijke manier digitaal bij te kunnen houden of wordt voldaan aan eisen van het wettelijk verplichte beheer. Na een analyse binnen haar ruime netwerk van kennispartners, heeft Dustin DJI gekoppeld aan leverancier Xpert in Control (XIC) en haar compliance partner TAUW. Wat volgde was een unieke combinatie van digitaal beheer en relevante wet- en regelgeving: Digitaal Pandboekbeheer.
Uitdaging
De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) heeft een groot aantal panden (objecten) in beheer. Zij zocht een oplossing om voor alle objecten op een overzichtelijke en gebruikersvriendelijke manier digitaal bij te kunnen houden of wordt voldaan aan eisen van het wettelijk verplichte beheer.
Oplossing
Dustin als brokerpartij koppelde DJI aan softwareleverancier XIC en compliance partner TAUW. Er werd een uniek Digitaal Pandboek ontwikkeld, waarmee DJI op een eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier kan inzien of zij voldoet aan de wet- en regelgeving.
Resultaat
Na de volledige implementatie van het Digitaal Pandboek wordt deze applicatie straks gebruikt voor 550 objecten op 79 locaties, met ongeveer 1.750 gebruikers.
De implementatie en ingebruikname van het Digitale Pandboek wordt vanuit DJI begeleid door het Facilitair Bedrijf en door de Directie Informatievoorziening vanuit ICT. De behoefte aan een Digitaal Pandboek ontstond bij DJI omdat zij een overzicht wil hebben van het wettelijk verplichte beheer, om daarmee de veiligheid en gezondheid van alle mensen op haar locaties te blijven waarborgen.
"Het Digitale Pandboek kwam in onze belangstelling. Hiermee kun je namelijk nagaan of je aan de verplichtingen voldoet. Vroeger hadden we hier papieren documenten voor die soms wel drie archiefkasten per pand in beslag namen. Wij zochten een digitale oplossing om dit in één oogopslag te kunnen zien”, vertelt Michiel Schouten, projectleider DJI Facilitair Bedrijf.
De rol van Dustin
DJI schreef een ‘functionele aanvraag’ uit en toen kwam Dustin als brokerpartij in beeld. "Wij zorgen dat de juiste aanbieders worden geselecteerd. Tijdens de uitvraag bemiddelen wij tussen de klant en de aanbieders. Wij begeleiden en ondersteunen bij het juridische gedeelte, zoals het inschrijven op een overheidsaanbesteding. We controleren op o.a. de compleetheid en zorgen dat de geboden oplossing ook de beste is. Kortom, dankzij ons kan de leverancier zich focussen op de eisen en wensen van de klant/aanvraag", vertellen Robert Stuur en Geert van Grinsven, sales consultants Software Licensing bij Dustin. Op deze wijze kon Dustin XIC en TAUW ondersteunen bij het inschrijven op de aanvraag van DJI.
Unieke oplossing
Na de selectieprocedure viel de keuze van DJI op XIC en haar compliance partner advies- en ingenieursbureau TAUW. Zij boden de meest complete oplossing en voldeden aan de hoge kwaliteitscriteria van DJI.
XIC heeft al meer dan 10 jaar ervaring met het stroomlijnen en digitaliseren van compliance processen, en al diverse grote trajecten succesvol ingevuld bij andere overheidsinstellingen. Zo maakt bijvoorbeeld de Nationale Politie al jarenlang gebruik van de digitale compliance oplossing van XIC voor legionellabeheer.
“XIC heeft haar oplossing voor digitaal legionellabeheer generiek doorontwikkeld. Als overheidsinstelling is DJI gebonden aan veel wettelijke verplichtingen. Dankzij compliance specialist TAUW kan ook worden gewaarborgd dat blijvend wordt voldaan aan de actuele wet- en regelgeving. De combinatie van XIC software en de compliance expertise van TAUW maakt dit tot een unieke oplossing”, vertelt Roel Gerrits, Teammanager Software Licensing bij Dustin.
We zochten een gebruiksvriendelijke en overzichtelijke applicatie, die hebben we nu gevonden
Gebruiksvriendelijk
Michiel Schouten: “Wij zijn erg te spreken over de gebruiksvriendelijkheid van XIC. In een dashboard zie je per locatie, of voor alle locaties, in één oogopslag wat je wilt weten. Daar waren we naar op zoek, 'keep it simple'”.
Vervolgstappen
Momenteel is de implementatie van het Digitale Pandboek in volle gang. De eerste stap was goedkeuring van de Proof of Concept, waarmee XIC aantoonde te voldoen aan de hoge eisen van DJI. Michiel: “Nu zijn we bezig om centraal alles functioneel en technisch goed in te richten. Daarna gaan we langs de 79 locaties. In totaal zijn er 550 objecten met elk een eigen pandboek, en zo’n 1.750 gebruikers. De implementatie is daarom een flinke klus. Maar we hebben er alle vertrouwen in dat dit lukt."
Behoefte aan meer informatie over Digitaal Pandboekbeheer, of advies of ondersteuning nodig bij andere IT-vraagstukken? Neem contact op met de specialisten van Dustin via 088 – 011 82 82 of [email protected].
Over DJI
De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) heeft, als agentschap van het ministerie van Justitie en Veiligheid, een groot aantal panden (objecten) in beheer, waaronder gevangenissen en tbs-klinieken. Met ongeveer 16.000 medewerkers is DJI verantwoordelijk voor de dagelijkse verzorging van justitiabelen in hun inrichtingen. Op verschillende manieren werkt DJI aan de terugkeer van deze mensen in de maatschappij.
