Hoe een magazijn in Oslo werkonderbrekingen met 30-40 procent verminderde

De IT-infrastructuur van Sørensen og Balchen was verouderd. Werkonderbrekingen kosten het bedrijf ruim 20.000 euro per uur, maar die komen nu 30-40 procent minder voor.

Het Noorse bedrijf Sørensen og Balchen verkoopt autoaccessoires en -onderdelen via meer dan 200 BilXtra-winkels en -werkplaatsen.

De 35-jarige Kevin Johansen is afdelingsmanager van het magazijn van Sørensen og Balchen in Holmlia, Oslo. Het magazijn heeft meer dan 60.000 unieke producten – voornamelijk reserveonderdelen voor auto's – op voorraad en een oppervlakte van meer dan 56.000 vierkante meter. Het is dus niet vreemd dat de 27 magazijnmedewerkers volledig afhankelijk zijn van goede en stabiele IT-oplossingen.

– IT is heel belangrijk voor ons. De meeste systemen in het magazijn zijn geautomatiseerd, waardoor we ons werk veel sneller kunnen doen, zegt Kevin.

Hij beschrijft de vorige IT-infrastructuur van Sørensen og Balchen als verouderd en "klaar voor vervanging”. De oude apparatuur was op verschillende momenten ingekocht en veroorzaakte veel problemen. En als de IT-systemen uitvallen, ligt het werk in het magazijn vaak stil. En dat kost tussen de 15.000 en 25.000 euro per uur, en ze waren ook nog eens afhankelijk van één IT-technicus die ook nog eens fysiek aanwezig moest zijn om het probleem te vinden en op te lossen, vertelt Kevin.

– Vroeger vertrouwden we op één persoon – die overal op de wereld kon zijn – en die dan maar hierheen moest komen. En als hij echt niet kon komen, moest hij iemand anders sturen. We hebben een paar crisissituaties gehad waarbij we drie-vier uur plat lagen, aldus Kevin.

Hele IT-systeem geüpgraded

Om te voorkomen dat het werk stil kwam te liggen vanwege IT-problemen besloot het management van Sørensen og Balchen om te upgraden. De keuze viel op Dustin's Network as a Service, vooral vanwege de goede prijs en betrouwbare ondersteuning, meldt Kevin. De dienst is gebaseerd op Cisco's Meraki-oplossing.

Alle BilXtra-winkels en -werkplaatsen hebben een upgrade gekregen.

– Dustin heeft Sørensen og Balchen in kaart gebracht, elke winkel geanalyseerd en de apparatuur vervangen. Al onze 250 winkels en werkplaatsen draaien nu op Network as a Service (NaaS). Vroeger was er één IT'er die overal voor verantwoordelijk was, dus je kunt je voorstellen hoe blij de winkels waren met Dustin. Er gaat een wereld voor ze open.

De implementatie van NaaS in het magazijn van Holmlia ligt op schema. Er is al een Wi-Fi-systeem geïnstalleerd dat werkt in alle uithoeken van het magazijn.

– Het netwerk zelf was het belangrijkste. We hadden een zelfgemaakt modem dat absoluut als eerste vervangen moest worden.

Hij is ook erg opgelucht over het feit dat Sørensen og Balchen niet meer afhankelijk is van één IT'er.

– Bij Dustin heb ik een eigen contactpersoon aan wie ik problemen kan voorleggen en die ze ook meteen oplost. En dat is niet alleen veel sneller, we besparen ook werktijd en verminderen het aantal onderbrekingen.

"Fouten veel sneller vinden"

Kevin is eigenlijk timmerman – en heeft vrij weinig IT-ervaring. Toch heeft hij tijdens de overgangsperiode de IT-verantwoordelijkheid op zich genomen. Hij vertelt dat de grootste verandering sinds Dustin meehelpt, de reactietijd is wanneer je hulp nodig hebt – en de kwaliteit van de hulp die je krijgt.

– Dustin analyseert problemen grondig en kan fouten veel sneller vinden. Met onze vorige IT'er kon het wel een week duren, maar met Dustin is het probleem binnen een dag geïdentificeerd en verholpen. Dat is een enorme verbetering, zegt Kevin.

Kevin is blij dat alles nu werkt – vooral de computers in de heftrucks in het magazijn. Elke truck is namelijk voorzien van een computer die de magazijnmedewerkers gebruiken als ze producten gaan halen en doorsturen naar de winkels. Als er problemen waren, moest de heftruck vroeger fysiek worden gelokaliseerd door de IT-technicus. Maar met NaaS kan Dustin alles op afstand zien en repareren.

Alhoewel er nog veel werk moet worden verzet, merkt Kevin wel dat alles soepeler gaat.

– De werkonderbrekingen zijn met 30-40 procent teruggebracht en dan hebben we nog niet eens alles geïnstalleerd.

Minder problemen, minder zorgen

Hij is optimistisch over de toekomst en vertelt dat hij nu gemakkelijker kan ontspannen als zijn werkdag erop zit. Vroeger moest hij regelmatig na werktijd weer terug naar zijn werk – een retourtje van 100 kilometer – om een probleem op te lossen. Dat hoeft nu niet meer.

– Ik maak me minder zorgen dan voorheen omdat ik steeds meer verantwoordelijkheden aan Dustin overdraag. Als alleenstaande vader is het lastig om altijd maar paraat te staan en op elk moment naar je werk te moeten rijden. Ooit heb ik zelfs een ouderoverleg op de school van mijn kind eerder moeten verlaten. Dus ook als ik niet aan het werk ben, is het fijn dat Dustin er is. Dat was vroeger niet zo, zegt Kevin.