Als je bezig bent met de administratie van het bedrijf waar je werkt of met je eigen administratie, wil je zeker weten dat je laptop alle taken aankan. Hierbij wil je je geen zorgen maken over dataverlies door vastlopende apparaten. Welke laptop is er dan het beste voor de administratie? Administratieve werkzaamheden zijn een breed begrip, zeker in het zakelijke leven. Onder administratieve taken vallen onder andere postverwerking, het afhandelen van e-mails, het beantwoorden van de telefoon, het bijhouden van archieven en natuurlijk het bijhouden van de administratie.
Wat voor soorten administratie zijn er?
Het bijhouden van de administratie is essentieel voor bedrijven. Het verzamelen van bedrijfsgegevens op een overzichtelijke wijze zorgt ervoor dat jouw bedrijf een makkelijk en duidelijk overzicht heeft over de voor jouw sector vereiste data. De verschillende soorten administratie zijn onder te verdelen in onderstaande categorieën:
- Financiële administratie
- Voorraadadministratie
- Urenadministratie
- Rittenregistratie
- Salarisadministratie
- In- en verkoopadministratie
Voor verschillende soorten administratie zijn verschillende type apparaten aan te raden. Dit heeft onder andere met de locatie van de werkzaamheden te maken en met de vereisten qua bewaring van gegevens. Daarom is een goede laptop voor administratie belangrijk. Ontdek hieronder aan wat voor administratieve vereisten jouw laptop moet voldoen. Daarbij gaan we onder andere in op de vraag: ‘Wat zijn de aanbevolen systeemvereisten voor administratiesoftware?’.
Financiële administratie
De financiële administratie is één van de belangrijkste soort administratie in elk bedrijf. In de financiële administratie leg je alle financiële gegevens van je bedrijf vast. Het is wettelijk verplicht om dit minimaal 7 jaar te bewaren voor mogelijke controle door de overheid. Ook partners en aandeelhouders kunnen inzicht in je boeken opvragen. Omdat je financiële administratie bewaard moet worden en zo belangrijk is, is het zeer verstandig om hiervoor enkel laptops te gebruiken met de meest recente beveiliging en een krachtige antivirus en firewall.
De eisen waaraan een goede laptop voor financiële administratie moet voldoen, zijn:
- De meest recente versie van het gewenste besturingssysteem: Dit zorgt ervoor dat je zo lang mogelijk ondersteuning hebt en altijd updates ontvangt op het gebied van beveiliging;
- Een i5 processor: Met een i5 processor ben je verzekerd van genoeg rekenkracht in je computer om grootschalige dataverwerking aan te kunnen, zoals het sluiten van boekjaren;
- Een beeldschermdiagonaal van minimaal 15" en FHD scherm: Als je geen gebruik kan maken van een externe monitor is 15" de minimum om spreadsheets overzichtelijk te kunnen houden. Heb je ruimte voor een groter scherm, dan is dit zeker geen overbodige luxe;
- Minimaal 8GB werkgeheugen: Met 8GB RAM-geheugen of meer zorg je ervoor dat je laptop niet vastloopt tijdens werkzaamheden doordat het geheugen vol raakt;
- Genoeg aansluitingsmogelijkheden: Denk hierbij ook aan een ingebouwde ethernetaansluiting. Via het bedrade netwerk is contact met het interne netwerk van het bedrijf makkelijker en veiliger;
- Een numeriek toetsenbord: Een ingebouwd numeriek toetsenbord zorgt voorefficiënter en sneller werken dan wanneer je gebruik maakt van de cijfertoetsen bovenaan je toetsenbord.
Voorraadadministratie
Voorraadadministratie is van groot belang voor bedrijven. Met een overzichtelijke, goed opgebouwde voorraadadministratie die via een gecentraliseerd systeem wordt geüpdatet, weet jij op elk moment wat de voorraden van jouw bedrijf zijn. Dit kan de voorraad papier voor je eigen printers zijn of de voorraad producten die je nog kunt verkopen in je webshop. Wanneer je te maken hebt met een magazijn waarin voorraden zijn opgeslagen, heb je een laptop nodig die op locatie gebruikt kan worden en die op veilige wijze contact kan maken met het netwerk daar. Door een beveiligde wifi-toegang kun je dit apparaat ook direct aan handscanners en PDA’s koppelen die je voorraad kunnen scannen zodra deze binnenkomt of wordt uitgeleverd. Hierdoor weet je altijd exact wat er in je warenhuis zit.
De eisen waaraan een goede laptop voor voorraadadministratie moet voldoen, zijn hetzelfde als de voorgaande laptops. Op enkele vlakken is er een verschil:
- Een i7 processor: Met een i7 processor ben je verzekerd van genoeg rekenkracht in je computer om grootschalige dataverwerking aan te kunnen. Ook heb je genoeg processorkracht om input vanuit meerdere draadloze apparaten tegelijk aan te kunnen, wat handig kan zijn wanneer meerdere werknemers tegelijk bezig zijn met voorraadverwerking;
- Minimaal 16GB werkgeheugen: Met 16GB RAM-geheugen of meer zorg je ervoor dat je laptop niet vastloopt tijdens werkzaamheden doordat het geheugen vol raakt. Hierdoor voorkom je verlies van belangrijke informatie of dat je team werkzaamheden opnieuw moet uitvoeren;
- MIL-STD-810 en IP53 certificering: Met deze certificeringen ben je ervan verzekerd dat een laptop valbestendig is. Ook zijn ze spatwaterdicht en beschermd tegen binnendringend stof en zand. Dit is hard nodig in warenhuizen.
Urenadministratie, rittenregistratie en salarisadministratie
Urenadministratie en rittenregistratie is een essentieel onderdeel van salarisadministratie. Deze gegevens zijn uiterst privacy gevoelig. Om die reden raden we zeer aan dat je laptops waarmee je deze administratie verwerkt voorziet van extra beveiliging en antivirus-software.
De eisen waaraan een goede laptop voor urenadministratie, rittenregistratie en salarisadministratie moet voldoen zijn hetzelfde als die hierboven zijn genoemd bij laptops voor financiële administratie.
In- en verkoopadministratie
De in- en verkoopadministratie van je bedrijf is direct gekoppeld aan de omzet van je bedrijf en daarom van wezenlijk belang om te zien hoe je bedrijf ervoor staat. Deze boekhouding moet je wettelijk 7 jaar bewaren voor mogelijke controle door de overheid. Ook partners en aandeelhouders kunnen inzicht in je boeken opvragen. Omdat je zelf ook geen data, en daarmee mogelijk omzet, wil verliezen is het belangrijk om een stabiele en krachtige laptop voor boekhouding aan te schaffen.
De eisen waaraan een goede laptop voor in- en verkoopadministratie moet voldoen, is hetzelfde als een laptop voor voorraadadministratie.
Wat voor laptop heeft een accountant nodig?
Voor een accountant is het aan te raden om een laptop te kiezen met een krachtige processor, zoals een Intel Core i5 of i7. Om op een soepele manier met spreadsheets te kunnen werken, adviseren wij een schermgrootte van 14 tot 15 inch met een hoge resolutie.
Hoeveel RAM heb je nodig als accountant?
Doorgaans heb je minimaal 8GB RAM nodig om prettig te kunnen werken met boekhoudsoftware en grote hoeveelheden financiële gegevens. Bovendien zijn een lange batterijduur van minimaal 8 uur, een ingebouwd numeriek toetsenbord en een draagbaar ontwerp geen overbodige luxe.
Wat is de beste laptop voor een financieel adviseur?
Als financieel adviseur heb je een laptop nodig waarmee je vlot kunt multitasken. Kies daarom voor een Intel Core i7 of Ryzen 7 processor en minimaal 16GB RAM. Een 14-inch of 15-inch scherm biedt voldoende overzicht om financiële gegevens te analyseren. Ben je vaak onderweg, houd dan rekening met een draagbaar ontwerp en een lange batterijduur die de hele dag meegaat.
Wat voor laptops worden gebruikt in de financiële sector?
Enkele populaire laptopmodellen die veelal gebruikt worden in de financiële sector zijn: Dell Latitude 5550 vanwege de krachtige Intel Core Ultra 7-processor, HP EliteBook 840 G11 met uitstekende beveiligingsfuncties en Lenovo ThinkPad X1 Carbon G12 als draagbaar model voor werken onderweg.
Is een Mac of Windows beter voor boekhouding?
Uiteraard is een MacBook of Windows laptop goed voor boekhouding. De meeste boekhoudsoftware zijn namelijk beschikbaar voor beide besturingssystemen. Of een Mac of Windows laptop beter geschikt is voor boekhouding is afhankelijk van enkele aspecten. Bekijk of de boekhoudsoftware compatibel is met het besturingssysteem. Sommige software is namelijk enkel geschikt voor Windows, zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central, MYOB AccountRight en Sage 50. Voorbeelden van software die alleen geschikt is voor Mac: Xero, MoneyWorks en iBank. Houd ook rekening met de eventuele eisen vanuit je bedrijf. Uiteraard speelt jouw persoonlijke voorkeur ook een rol in de keuze voor een Mac of Windows laptop voor boekhouding.
