De meeste organisaties hebben al toegang tot krachtige software, clouddiensten en AI-tools. Het is echter van belang om te weten of die tools op de juiste manier worden gebruikt, waarde creëren voor het bedrijf en voldoen aan alle vereisten op het gebied van beveiliging en compliance.
Moderne IT-omgevingen kunnen bestaan uit Microsoft 365-licenties, Azure-omgevingen, beveiligings- en identiteitsoplossingen, AI-tools en tientallen tot soms wel honderden toepassingen. Dat creëert meer kansen, maar ook een complexer systeem dat moet worden beheerd.
Voor veel bedrijven is de volgende stap eigenlijk niet het toevoegen van meer tools. Het gaat erom dat ze een duidelijker beeld krijgen van wat ze al in huis hebben, hoe ze dit gebruiken en waar software meer waarde kan bieden.
Creëer eerst een duidelijk overzicht
Naarmate softwareomgevingen groter worden, wordt het steeds moeilijker om het overzicht te bewaren. IT-teams moeten weten welke licenties er zijn, of deze daadwerkelijk worden gebruikt en of de organisatie nog steeds voldoet aan alle vereisten op het gebied van compliance.
“Veel organisaties maken gebruik van een breed scala aan softwareoplossingen, maar vinden het steeds moeilijker om het overzicht te behouden”, aldus Franklyn Cecilia, Business Consultant bij Dustin. "Welke licenties hebben we precies? Worden ze daadwerkelijk gebruikt? En voldoen we nog steeds aan alle vereisten op het gebied van compliance? Dit zijn vragen waarmee veel IT-teams dagelijks worstelen."
Volgens Cecilia is de uitdaging niet dat organisaties te weinig software hebben. Vaak hebben ze meer mogelijkheden dan ooit tevoren. Nieuwe functionaliteiten worden razendsnel toegevoegd, terwijl IT-teams daarnaast ook moeten omgaan met strengere regelgeving, beveiligingsvereisten en toenemende verwachtingen vanuit het bedrijf.
Hierdoor is 'software visibility' zowel een zakelijk als een IT-probleem. Zonder een duidelijk overzicht wordt het moeilijker om in te schatten of het bedrijf voor de juiste licenties betaalt, de juiste functionaliteiten gebruikt en risico’s op de juiste manier beheert.
Waarde begint met inzicht in het gebruik
Meer tools creëren niet automatisch meer waarde. Bij veel bedrijven wordt software gekocht, vernieuwd of uitgebreid zonder dat er een volledig beeld bestaat van hoe deze software bijdraagt aan de dagelijkse werkzaamheden.
"We kijken niet alleen naar wat een bedrijf koopt, maar vooral naar hoe medewerkers daadwerkelijk werken", vertelt Cecilia. "Een inkoper ziet vaak alleen een factuur. Maar die vertelt je niet of de software ook daadwerkelijk past bij de bedrijfsvoering."
Daarom werkt Dustin steeds vaker met profielen en persona's. Door inzicht te krijgen in de manier waarop verschillende medewerkers en teams te werk gaan, wordt het eenvoudiger om vast te stellen welke functionaliteiten zij nodig hebben, welke licenties zinvol zijn en waar software-investeringen daadwerkelijk waarde opleveren.
Dezelfde aanpak kan bedrijven helpen onnodige kosten te vermijden. Als een functionaliteit al aanwezig is, maar niet wordt gebruikt, of als licenties niet overeenkomen met de werkelijke behoeften, betaalt het bedrijf voor waarde die het nooit ontvangt.
Voor organisaties die behoefte hebben aan meer inzicht, werkt Dustin samen met partners om oplossingen op het gebied van Software Asset Management aan te bieden. Hiermee zie je welke software daadwerkelijk wordt gebruikt en waar er mogelijk risico’s op het gebied van compliance of licenties kunnen ontstaan.
Het gaat erom dat je betere beslissingen neemt. Software moet bijdragen aan de doelstellingen van je bedrijf en daarvoor heb je inzicht nodig
Compliance hangt af van duidelijk afgebakend eigenaarschap
Als softwareomgevingen complexer worden, wordt compliance moeilijker te beheren. Verantwoordelijkheden zijn vaak verdeeld over meerdere teams of afdelingen. Eén iemand is verantwoordelijk voor Microsoft 365, iemand anders voor de cloudomgeving en een ander voor de beveiligingsinstellingen.
"Software ontwikkelt zich ongelooflijk snel. Bedrijven willen bijvoorbeeld weten welke oplossingen er beschikbaar zijn, hoe ze processen kunnen automatiseren en welke nieuwe mogelijkheden AI biedt. Tegelijkertijd blijkt dat veel functionaliteiten binnen bestaande licenties nauwelijks gebruikt worden", vertelt Koppenol.
Wanneer het eigenaarschap gefragmenteerd is, kan het moeilijker zijn om compliancerisico's op te sporen.
"De Microsoft 365-beheerder is niet altijd verantwoordelijk voor de cloudomgeving of de beveiligingsinstellingen. Dit kan ten koste gaan van de compliance", zegt Koppenol.
Daarom heeft softwaremanagement structuur nodig. Licenties, cloudomgevingen, beveiligingsinstellingen en identiteitsoplossingen zijn geen afzonderlijke componenten. Ze moeten worden beschouwd als onderdeel van hetzelfde digitale landschap.
AI heeft structuur nodig om waarde te creëren
AI voegt een nieuwe laag toe aan softwarebeheer. Veel organisaties experimenteren met tools zoals Microsoft Copilot, terwijl ze ook meer gespecialiseerde AI-toepassingen voor afdelingen en processen onder de loep nemen.
Toegang tot AI leidt echter niet automatisch tot meer waarde.
AI wordt vaak gekocht omdat medewerkers efficiënter willen werken", zegt Cecilia. "Maar dan ontbreekt er een duidelijke implementatiestrategie of governancekader. Daardoor blijft het potentieel van AI grotendeels onbenut.
Bedrijven doorlopen bedrijven vaak verschillende fasen. Ze beginnen met AI-functionaliteit in bestaande tools zoals Copilot. Vervolgens gaan ze aan de slag met meer gespecialiseerde toepassingen voor afdelingen en processen, vaak gebouwd op Azure-platformen. Na verloop van tijd wordt AI onderdeel van een meer geïntegreerde omgeving waar samenwerking, beveiliging, compliance en automatisering samen moeten werken.
Hoe verder de organisaties in deze richting groeien, hoe belangrijker governance, datakwaliteit en centraal beheer worden.
"Technologie implementeren is relatief eenvoudig", aldus Cecilia. "Ervoor zorgen dat het veilig, beheersbaar en toekomstbestendig blijft, is weer een heel andere uitdaging."
Aan de hand van een klantcase, kan ik laten zien waarom dit belangrijk is. Een bedrijf had een eigen AI-model gebouwd op basis van interne documentatie. Op papier werkte de oplossing goed, maar in de praktijk kwam veel van de informatie uit verouderde documenten.
"AI bood antwoorden, maar op basis van informatie uit 2016. Processen en ontwerpen zijn inmiddels volledig veranderd. Dan blijkt eens te meer hoe belangrijk het is dat niet alleen de technologie, maar ook de achterliggende data mee evolueert", zegt Cecilia.
De kloof tussen IT en bedrijfsvoering overbruggen
Naarmate software strategischer wordt, is ook de rol van Dustin veranderd. De focus verschuift naar advies, implementatie en beheer, dus we richten ons niet meer alleen op het leveren van producten.
"Dustin heeft altijd goede klantrelaties gehad", zegt Koppenol. "Wat er is veranderd, is dat we klanten vandaag veel meer kunnen bieden. Niet alleen producten, maar ook kennis, begeleiding en specialistische expertise."
Die ondersteuning kan zijn gericht op een specifieke uitdaging, zoals software visibility, licentieoptimalisatie, compliance of AI-governance, maar ook deel uitmaken van een algemener IT-management.
Dustin wil bedrijven helpen om beslissingen over technologie te koppelen aan bedrijfsdoelstellingen. Dat betekent inzicht in zowel het technische landschap als de manier waarop mensen in de dagelijkse praktijk werken.
"We helpen organisaties om de kloof tussen IT en de bedrijfsvoering te overbruggen. Uiteindelijk draait technologie niet alleen om de technische kant, maar ook om de waarde die het creëert voor het bedrijf", zegt Cecilia.
Deze koppeling wordt steeds belangrijker, naarmate meer en meer bedrijven gebruikmaken van tools zoals Microsoft Copilot en meer gespecialiseerde applicaties bouwen op Azure-platformen. Software, gegevens, beveiliging en governance moeten op elkaar zijn afgestemd om ervoor te zorgen dat technologie het bedrijf op een veilige en duurzame manier kan ondersteunen.
De vraag is hoe je ervoor zorgt dat de technologie die je al hebt ook daadwerkelijk waarde toevoegt aan je bedrijf. De vraag is niet welke software je nog moet kopen
Waar je naar moet bekijken in je softwareomgeving
Software wordt de komende jaren alleen maar belangrijker worden. AI versnelt die ontwikkeling, terwijl de vereisten op het gebied van beveiliging en compliance blijven toenemen. Het antwoord is echter niet altijd meer software. Vaak zijn het betere beslissingen over de tools die het bedrijf al in huis heeft.
Een software-evaluatie kan organisaties helpen inzicht te krijgen in hun huidige situatie en te bepalen waar ze de komende tijd prioriteit aan moeten geven. Handige vragen zijn onder meer:
- Over welke licenties en softwaretools beschik je al?
- Worden ze actief gebruikt?
- Maken medewerkers gebruik van de functies die nu al beschikbaar zijn?
- Waar zouden risico's op het gebied van compliance, licentie of beveiliging kunnen optreden?
- Zijn de verantwoordelijkheden voor de cloud, beveiliging en software duidelijk verdeeld?
- Is er een governancekader voor AI-tools zoals Copilot?
- Zijn de achterliggende gegevens nauwkeurig, up-to-date en klaar voor AI?
- Welke software-investeringen ondersteunen je bedrijfsdoelstellingen?
Met de juiste begeleiding kunnen bedrijven compliant blijven, onnodige kosten vermijden en de controle behouden naarmate software-, AI- en cloudomgevingen evolueren.
