Handleiding voor duurzame IT-aankoop
Een praktische checklist voor de aanschaf van IT-hardware gedurende de volledige levenscyclus.
Waar moet je aan denken als je duurzamere IT-hardware wilt kopen
Om duurzamere IT-keuzes te maken, moet je eerst weten welke aspecten de grootste impact hebben. Een groot deel van de impact van IT-hardware ontstaat al voordat een product wordt gebruikt, terwijl producten die te vroeg worden vervangen, leiden tot onnodig afval.
Daarom zijn de belangrijkste vragen vaak heel praktische: wat heb je echt nodig, hoe lang kun je een product gebruiken en wat doe je ermee wanneer je het niet meer nodig hebt?
Deze handleiding helpt je om IT-hardware te beoordelen vanuit een duurzaamheidsperspectief, of je nu apparaten voor je team koopt of een grote aanschaf overweegt.
1. Begin met een overzicht van je IT-assets
Een slimme aankoop begint bij een glashelder overzicht van je huidige IT-assets. Wanneer je weet wat je hebt, wie het gebruikt en welke apparaten aan vervanging toe zijn, wordt het eenvoudiger om onnodige aankopen te vermijden, je bestaande IT-assets effectiever te gebruiken en in de toekomst beter geïnformeerde beslissingen te nemen.
Dingen waar je op moet letten:
- Apparaten die momenteel binnen je organisatie worden gebruikt
- Apparaten die te weinig worden gebruikt, maar wel voldoen aan je IT-behoeften kun je intern herinzetten in plaats van ze te vervangen
- Apparaten die niet meer aan je eisen voldoen. Lever ze in via onze Takeback-service om zoveel mogelijk financiële waarde en materialen terug te winnen
Het Product Lifecycle Portal van Dustin geeft je dit heldere overzicht en helpt je direct te bepalen wat je behoudt, herinzet, vervangt of laat verwerken via Takeback. Ontdek het Product Lifecycle Portal
2. Haal meer uit de IT-hardware die je al hebt
Kijk vóór een nieuwe aankoop eerst of je bestaande hardware elders binnen de organisatie kunt herinzetten. Een apparaat dat niet meer past bij één gebruiker, kan nog prima zijn voor een andere gebruiker.
Een paar voorbeelden:
- Apparaten verplaatsen tussen teams met verschillende hardwarebehoeften
- Apparaten elders herinzetten wanneer rollen – en de bijbehorende IT-behoeften – veranderen
- Reeds aanwezige apparaten gebruiken voordat je meer IT-hardware koopt
Intern hergebruik kan een slimme manier zijn om de levensduur van producten te verlengen, onnodige vervanging te voorkomen en optimaler gebruik te maken van de apparatuur die je al hebt.
3. Kies voor refurbished IT waar mogelijk
Biedt interne herinzet geen uitkomst meer? Dan is refurbished IT een sterke volgende stap. Het is een uitstekende oplossing wanneer de prestaties, staat en functionaliteit aansluiten bij de behoeften van je gebruikers.
Let bij de aanschaf van refurbished IT op of:
- het product getest en hersteld is
- de staat overeenkomt met de beschrijving en geschikt is voor het beoogde gebruik
- er garantie op zit
- de specificaties aansluiten bij de verwachte gebruiksperiode
Refurbished IT is vooral interessant wanneer een ouder product nog steeds voldoet aan de prestatiebehoeften van gebruikers, bijvoorbeeld in standaard kantooromgevingen, tijdelijke werkplekken of grootschalige uitrol.
Refurbished IT-hardware bekijken
Lees meer over wanneer refurbished IT de juiste oplossing is
Lees over refurbished apparaten4. Kies voor IT-producten die langer meegaan
Een verstandige keuze begint met producten die langer meegaan. Kijk naar IT-producten die speciaal zijn ontworpen voor langdurig gebruik, die gerepareerd kunnen worden en die langdurig ondersteund worden.
Denk bijvoorbeeld aan:
- erkende certificeringen, zoals TCO- of EPEAT-gecertificeerd, die ook kijken naar de levensduur van een product, of een product gerepareerd kan worden en de impact van de volledige levenscyclus
- informatie over de repareerbaarheid en beschikbaarheid van reserveonderdelen, bijvoorbeeld of belangrijke onderdelen zoals RAM, het toetsenbord, het scherm of de SSD kunnen worden vervangen, en of deze onderdelen beschikbaar blijven in de periode waarin je het product wilt gebruiken
- de mogelijkheid om de accu te vervangen, vooral bij laptops, tablets en smartphones, omdat de conditie van de accu een grote invloed heeft op hoe lang een product kan worden gebruikt
- garantie en ondersteuning die aansluiten bij de periode waarin je het product wilt gebruiken, zoals uitgebreide garantieopties, reparatiediensten of serviceovereenkomsten
Producten die je langer kunt gebruiken, zijn vaak een betere keuze, zowel vanuit een duurzaamheidsperspectief als vanwege de lagere kosten over de gehele levensduur.
5. Kies voor erkende IT-certificeringen, ecokeurmerken en duidelijke productinformatie
Duurzaamheidscertificeringen, ecokeurmerken en duidelijke productinformatie kunnen je helpen om te bepalen welke producten echt duurzaam zijn. Ze zijn vooral handig wanneer ze onafhankelijk zijn geverifieerd en betrekking hebben op de onderwerpen die voor jouw organisatie belangrijk zijn.
Let op certificeringen en productinformatie over aspecten zoals:
- Klimaatimpact
- Circulariteit en levensduur
- Transparante informatie over de gebruikte en gerecyclede materialen
- Gevaarlijke stoffen
- Verantwoorde toeleveringsketens en productieprocessen
Voorbeelden hiervan zijn TCO-gecertificeerd en EPEAT. Deze keurmerken helpen je om producten op basis van duidelijke criteria te beoordelen en opties te identificeren die voldoen aan bredere duurzaamheidscriteria.
Bij de aanschaf van nieuwe IT-hardware kan het aandeel gerecyclede materialen een nuttig selectiecriterium zijn. Kijk daarbij wel of deze informatie duidelijk is gedocumenteerd en wordt ondersteund door duurzaamheidskeurmerken of transparante productinformatie. Maar daarnaast zijn er nog andere factoren, zoals de levensduur van een product, de repareerbaarheid en de serviceondersteuning.
Certificeringen zijn geen vervanging voor andere factoren in de checklist, zoals de levensduur van een product, de repareerbaarheid, de geschiktheid voor de behoeften van de gebruiker en de beschikbaarheid van relevante CO₂e-gegevens. Ze vormen echter wel een goed uitgangspunt om een selectie te maken van geschikte producten.Stel jezelf de volgende vragen:
- Welke duurzaamheidscertificeringen of ecokeurmerken heeft het product?
- Bestaat het product uit gerecyclede materialen en is dit duidelijk gedocumenteerd?
- Is de informatie onafhankelijk geverifieerd of gekoppeld aan een erkende certificering?
- Hoe presteert het product op het gebied van levensduur, repareerbaarheid en serviceondersteuning?
Ontdek hoe duurzaamheidskeurmerken kunnen leiden tot betere IT-keuzes
Bekijk duurzaamheidskeurmerken6. Vraag naar de CO₂e-data van de IT-hardware die je koopt
CO₂e-data van IT-hardware helpt je inzicht te krijgen in waar tijdens de levenscyclus van een product uitstoot ontstaat. Daarnaast ondersteunt het zowel rapportageverplichtingen als inkoopbeslissingen. Het is wel belangrijk om te weten dat niet alle CO₂e-data hetzelfde is.
De informatie kan variëren tussen IT-partners en -fabrikanten. Sommige data is productspecifiek en gebaseerd op een beoordeling van de levenscyclus of de CO₂-gegevens van de fabrikant, terwijl andere gebaseerd is op de gemiddelden van hele categorieën.
Productspecifieke data geeft een gedetailleerder inzicht, maar de gebruikte methode en het bereik spelen ook een rol. De methoden voor het berekenen van CO₂e kunnen verschillen per leverancier, fabrikant en product. Daardoor kunnen de uitkomsten variëren en zijn de cijfers niet altijd goed met elkaar te vergelijken.
Voor veel organisaties speelt IT-hardware een belangrijke rol in de rapportage van hun uitstoot. Vanuit het perspectief van de emissierapportage van jouw organisatie valt de aangeschafte hardware doorgaans onder Scope 3, in de categorie ingekochte goederen en diensten. De uitstoot die samenhangt met de elektriciteit die nodig is om deze hardware te gebruiken, valt onder Scope 2. Daarom is het belangrijk om te weten waar de data op is gebaseerd en hoe het berekend is.
Stel jezelf de volgende vragen:
- Is de data productspecifiek of gebaseerd op een bredere inschatting?
- Met welke fases van de levenscyclus is rekening gehouden?
- Kun je zien welke productcategorieën verantwoordelijk zijn voor de meeste uitstoot?
- Worden de methode en de databron duidelijk uitgelegd?
- Kun je de informatie gebruiken voor zowel duurzaamheidsrapporten en aankoopbeslissingen?
Meer inzicht in de CO₂e-data van IT-hardware
Meer over CO₂e-dataWelke invloed IT-aankopen hebben op Scope 1, Scope 2 en Scope 3
Scope 1
De directe uitstoot van jouw activiteiten, zoals bedrijfsvoertuigen of je brandstofgebruik.
De aankoop van IT-hardware heeft meestal geen directe invloed op Scope 1.
Scope 2
Indirecte uitstoot van ingekochte energie, zoals de elektriciteit die door je IT-hardware wordt gebruikt.
De elektriciteit die je IT gebruikt, draagt bij aan je Scope 2-uitstoot.
Scope 3
Andere indirecte emissies binnen de waardeketen. Voor IT-hardware omvat dit bijvoorbeeld emissies die verband houden met de productie, het transport en de verwerking van hardware aan het einde van de levensduur.
Deze uitstoot draagt bij aan Scope 3.
7. Bedenk hoe je het product wilt gebruiken
De uitstoot tijdens de gebruiksfase kan meer of minder belangrijk zijn, afhankelijk van het type product en hoe het gebruikt wordt. Vooral bij apparaten die veel energie gebruiken, zoals grote monitors en servers, speelt deze uitstoot een grotere rol. Ook als producten vele uren per dag worden gebruikt, of als ze gebruikt worden op locaties waar het percentage fossiele brandstoffen in de energiemix hoger is, heeft deze uitstoot een grotere invloed.
Daarom is het slim om rekening te houden met:
- hoe energie-intensief een product is
- hoeveel uur per dag het wordt gebruikt
- de energiemix waar het product op draait
- of een energiezuiniger model echt een verschil maakt in jouw situatie
Vaak is ook de productie een belangrijke factor in de totale klimaatimpact. Om die reden is en blijft de levenscyclus van een product een van de belangrijkste factoren. Een energiezuiniger model kan in sommige situaties de betere keuze zijn, maar weeg dit altijd af tegen de impact van de productie van een nieuw product.
Tips van ons duurzaamheidsteam
Verlaag de helderheid van je scherm en gebruik de energiezuinige modus waar dat kan. Bij laptops is een lagere schermhelderheid een simpele manier om energie te besparen over de hele levensduur.
8. Bescherm je hardware en verleng de levensduur
Simpele dingen kunnen ervoor zorgen dat je product langer in goede staat blijft. Ze kunnen bijvoorbeeld onnodige beschadigingen verminderen, de levensduur verlengen of de kans dat het product hergebruikt kan worden vergroten.
Bescherming is vooral belangrijk bij producten die vaak verplaatst worden of voor veel mensen worden gebruikt, zoals laptops, tablets en smartphones. Een kleine investering vooraf levert later veel op: een langere levensduur én een hogere restwaarde voor je device.
Accessoires die je kunt overwegen zijn:
- screen protectors: vooral voor smartphones en tablets om krassen en barsten te voorkomen
- tassen, sleeves en hoesjes voor laptops, tablets en smartphones. Vooral voor apparaten die vaak worden meegenomen, door meerdere gebruikers worden gebruikt of worden ingezet in omgevingen waar de kans op schade groter is, zoals scholen
- accessoires voor vaste of gedeelde set-ups, zoals dockingstations die het continu in- en uitpluggen van kabels voorkomen, wat dagelijkse slijtage aan je laptop scheelt
Een apparaat dat in goede staat verkeert, kan vaak langer gebruikt worden en levert waarschijnlijk meer op wanneer het wordt ingenomen via Takeback.
Tips van ons duurzaamheidsteam
Wist je dat stickers van invloed zijn op de tweedehandswaarde van IT-hardware? Als je organisatie veel gebruikmaakt van stickers, plak ze dan op een verwijderbare beschermhoes en niet op het apparaat zelf. Zo blijft je apparaat in betere conditie voor Takeback of een tweede leven als refurbished model.
9. Plan alvast de terugname en de volgende stap
Bij een goede aankoop hou je meteen alvast rekening met wat er gebeurt als je het product niet meer nodig hebt. Producten die niet meer passen bij één gebruiker, kunnen nog prima werken voor een andere gebruiker. En wanneer hergebruik geen optie meer is, wordt een verantwoord terugnameproces belangrijk.
Belangrijke vragen bij terugname:
- Is betrouwbare gegevensverwijdering onderdeel van de terugname?
- Kunnen de ingeleverde apparaten getraceerd worden?
- Wat gebeurt er met de producten als ze niet meer hergebruikt kunnen worden?
- Welke informatie en rapporten ontvang je, bijvoorbeeld over CO₂e-uitstoot, hergebruik en gegevensverwijdering?
Een goed georganiseerde terugname helpt om de waarde van je producten te maximaliseren, stimuleert hergebruik indien mogelijk en zorgt ervoor dat producten op een verantwoorde manier worden verwerkt als ze het einde van hun volgende gebruikscyclus hebben bereikt.
Zo helpt onze Takeback-service je op weg
Dankzij onze Takeback-service kun je IT-hardware op een veilige en gecontroleerde manier inleveren. Deze service omvat gecertificeerde gegevensverwijdering, traceerbaarheid en rapportage, zodat je precies weet wat er met je ingeleverde apparaten gebeurt.
Producten die hergebruikt kunnen worden, worden klaargemaakt voor hun volgende levensfase, terwijl producten die niet hergebruikt kunnen worden op een verantwoorde manier worden gerecycled.
Tips van ons duurzaamheidsteam
Laat ongebruikte apparaten niet in de kast liggen. Voldoet een apparaat nog aan de eisen? Geef het dan een nieuw gebruiksdoel binnen je organisatie. Als het niet meer aan je eisen voldoet, lever het dan in via Takeback, zodat het hergebruikt, gerecycled of verwerkt kan worden tot nieuwe grondstoffen.
10. Laat ook maatschappelijke impact meewegen in je keuze
Bij een verantwoorde IT-aankoop draait het niet alleen om het product, maar ook om de mensen erachter. IT-hardware wordt geproduceerd binnen wereldwijde toeleveringsketens. Daarom is het belangrijk om naast de milieucriteria ook rekening te houden met arbeidsomstandigheden, rechten, veiligheid, gezondheid, verantwoord ondernemerschap en een verantwoorde inkoop.
Kies een partner die het volgende zwart-op-wit heeft:
1.
Duidelijke eisen voor leveranciers, zoals een gedragscode waarin afspraken over mensenrechten, veilige werkomstandigheden, milieu-impact en ethisch zakendoen hard zijn vastgelegd.
2.
Een risicogebaseerde due diligence: scherpe controle op de toeleveringsketen via risicoanalyses met bijvoorbeeld risico-evaluaties, zelfevaluaties van leveranciers, opvolging, capaciteitsuitbreiding en lokale audits indien nodig
3.
Verantwoorde aankoopprocessen, waarbij duurzaamheid een integraal onderdeel is van de selectie, onboarding en periodieke beoordeling van leveranciers
4.
Een duidelijke en verantwoorde aanpak voor de aankoop van mineralen, met name voor mineralen zoals tin, wolfraam, tantaal en goud
5.
Betrouwbare documentatie of erkende richtlijnen, zoals productcertificeringen waarin ook sociale criteria zijn opgenomen of deelname aan relevante branche-initiatieven
Maatschappelijke impact hoort vanaf dag één thuis in de beoordeling van producten en partners.
Waar je op moet letten bij de keuze van een IT-partner
De juiste IT-partner helpt je om jouw duurzame ambities om te zetten in concrete beslissingen binnen de volledige levenscyclus van je IT-hardware. Denk aan slim inzicht in je huidige voorraad, de juiste productkeuzes maken, apparaten langer in de running houden én vooruit te plannen naar het moment waarop je ze niet meer nodig hebt.
Een sterke partner helpt je ook met gecertificeerde dataverwijdering en een verantwoorde Takeback-service, en laat zwart-op-wit zien hoe sociale- en milieueisen worden nageleefd in de hele keten.
De checklist in de praktijk gebruiken
Niet elke IT-aankoop vraagt om een gigantische doorlichting. Soms is de belangrijkste vraag simpelweg: kan een bestaand apparaat hergebruikt worden, of kiest je business voor een refurbished model? Bij een andere aankoop draait het juist om de levensduur, ecokeurmerken, het stroomverbruik, sociale aspecten of toegang tot betrouwbare CO₂e-gegevens.
Gebruik de checklist om de juiste vragen te stellen, opties helder te vergelijken en keuzes te maken die écht werken: voor het milieu én voor de levensduur van je hardware.
Hulp nodig bij je duurzame IT-keuzes?
Deze checklist is slechts een begin. De volgende stap is dat je hem gebruikt om concrete beslissingen te nemen binnen de volledige levenscyclus: van inzicht in je assets en productkeuzes, tot CO₂e-gegevens, terugname en hergebruik.
Neem contact op