Alles voor efficiënte vergaderingen
We hebben alles wat je nodig hebt voor digitale werkvergaderingen bij elkaar gezet. Of je nu thuis of in de conferentieruimte zit.
Naarmate meer mensen thuis werken, is er een grotere behoefte aan efficiënt en eenvoudig vergaderen. Maar digitale bijeenkomsten vereisen nadenken, plannen en vooral, de juiste apparatuur. Van februari tot maart 2020 is het gebruik van de videoconferentietool Zoom met 1.330 procent toegenomen. Bijna dezelfde toename van 1.000 procent zag Microsoft met de videofunctie in zijn communicatietool Teams.
Onze beste tip is om een plan te maken en na te denken over hoe uw werkplek moet worden ingericht. Dit is nog niet voordat u begint met opknappen om te investeren in apparatuur. Omdat de ruimte thuis vaak beperkt is, is het belangrijk om een balans te vinden, zodat u genoeg bewegingsruimte hebt om goed te zitten en comfortabel te werken, zonder te veel vloerruimte op te offeren.
De basis bestaat uit een goede bureaustoel en een goed bureau. Dan komen de tools om mee te werken. Hier bespreken we enkele van de belangrijkte tools.
Steeds meer mensen hebben behoefte aan professionele videocamera's omdat het aantal videovergaderingen toeneemt. De mogelijkheid om te zien met wie je praat, maakt het gemakkelijker om reacties en lichaamstaal te verduidelijken. Een professionele camera die je op je computerscherm bevestigt, zorgt voor een beeld met hoge resolutie en een helder licht, zelfs als je in tegenlicht zit of niet aan de beste voorwaarden voldoet. Je kunt ook op elk gewenst moment verschillende achtergronden kiezen of achtergronden wissen en ervoor zorgen dat de camera op ooghoogte zit, zodat je een wat vleiendere hoek hebt. Als extraatje kun je de vergadering opnemen of verschillende soorten instructies opnemen.
Niet alleen de video moet professioneel zijn, het geluid is ook een belangrijk onderdeel. We hebben er allemaal wel mee te maken gehad dat we op de achtergrond worden gestoord door lawaai, schreeuwende kinderen of luidsprekers. Een professionele headset neemt alleen het gesprek en het achtergrondgeluid op. Op dezelfde manier schakelt het geluid uit met de functie noise cancelling voor rust en stilte.
Veel bedrijven willen de conferentieruimtes uitrusten, zodat ze nu voor conferenties op afstand worden uitgedost. Als een aantal deelnemers inbelt in de vergadering en anderen aanwezig zijn op kantoor, moeten we manieren vinden om efficiënt samen te werken en te vergaderen. Tegenwoordig is er een aantal eenvoudige conferentieoplossingen waarmee iedereen in de vergadering kan worden bekeken en gehoord. Denk na over je behoeften. Heb je zowel video als geluid nodig? Moet de oplossing geïntegreerd zijn in de ruimte of moet u zich kunnen verplaatsen?
Een gebruiksvriendelijk product voor vergaderingen op afstand is een mobiele luidsprekertelefoon. Ze passen in de tas en maken van elke ruimte een vergaderruimte. Je krijgt een uitstekende geluidskwaliteit en een plug-and-play-oplossing die je op een pc, tablet of smartphone kunt aansluiten. Alle deelnemers die rond een tafel zitten, worden ook goed gehoord, ook als ze niet bij elkaar zijn. Het is ook een goede oplossing als je deelnemers hebt die inbellen in de vergadering.
EVideoconferentiecamera 's die bewegen en focussen op gesprekspartners zijn een slimme oplossing die gemakkelijk kan worden gecombineerd met een luidspreker in de vergaderruimte. Je kunt de camera zelf op een tafel plaatsen of op een standaard monteren of aan een wand bevestigen met behulp van de meegeleverde steun.
Als je op zoek bent naar een set met video en geluid, dan zijn de oplossingen voor videoconferentieruimten nu vooraf geconfigureerd met software voor optimalisatie van de ruimte voor Microsoft. De oplossing omvat een touchpad waarmee je meteen aan de slag kunt, zonder kabels of gedoe.
Het juiste type en de juiste grootte van de display kiezen is essentieel voor optimale resultaten met je vergaderingen en het weergegeven materiaal. Welke oplossing het beste is, hangt af van de grootte van de vergaderruimte en van de toepassing van het scherm. Een grotere vergaderruimte kan een projector nodig hebben om de zichtbaarheid voor alle deelnemers te verbeteren, terwijl midden- en kleinschalige ruimtes bij voorkeur worden voorzien van een scherm.